Компенсация ГСМ — расходов, образец, договор, заявление

Основания для использования личного автомобиля в рабочих целях

Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

Возмещение расходов на использование транспортного средства не зависит от его вида:

  • легковой;
  • грузовой;
  • мотоцикл.

Нередко возникают споры о том, можно ли возвращать суммы, потраченные на эксплуатацию машины, применяемой для выполнения трудовых обязанностей сотрудника, которой он управляет по доверенности. Разъяснения ФНС и сложившаяся судебная практика однозначно указывают, что выплаты в такой ситуации являются правомерными.

Потребность использования автомобиля сотрудника возникает при разъездном характере обязанностей и отсутствии на предприятии достаточного парка транспортных средств (ТС). Возможность перемещения по служебным заданиям на собственном ТС достигается соглашением между руководителем и сотрудником. Работодатель должен издать письменное распоряжение с указанием:

  • Характеристик работ, для исполнения которых требуются перемещения. Законодательством не определена частота или продолжительность выездов для определенных видов работ. Работодатель устанавливает график самостоятельно.
  • Перечня должностей, при занятии которых необходима работа вне офиса.
  • Видов затрат, оплачиваемых работнику.

Необходимость перемещений для ряда работ должна быть связана с регулярным исполнением должностных обязанностей и не носить случайный характер.

Пример об отказе в покрытии затрат. Работнику компании в соответствии с должностной инструкцией вменена ежемесячная обязанность по проверке филиала предприятия. Для перемещения в командировке сотрудник использовал личный транспорт. В просьбе о ежемесячном покрытии расходов лицу было отказано. Расходы на ГСМ по разовым командировкам работнику оплачиваются по авансовому отчету на основании кассовых чеков АЗС.

Письменное разрешение на управление ТС, удостоверенное нотариусом, является законным основанием для его использования. Суммы возмещения затрат при использовании личного имущества освобождены от налогообложения. В отношении доходов, полученных при эксплуатации арендованной собственности, льгота не предусмотрена. При получении компенсации:

  • Сумма подлежит обложению НДФЛ.
  • Работодатель должен обложить сумму страховыми взносами.
  • Исчисленная сумма не уменьшает доходы при расчете базы по налогу на прибыль.

Наряду с отрицательной позицией Минфина имеются положительные решения судебных органов, признающие право на получение оплаты затрат при управлении ТС по доверенности. Судебные органы признают право за работником на распоряжение ТС вплоть до использования в служебных целях.

Законодательством в ПП от 08.02.2002 № 92 установлены компенсируемые нормы расходов. Размер сумм возмещения расходов в 2020 году определяется типом ТС и его техническими показателями. Суммы, выплачиваемые лицам сверх норм, не принимаются в расходах предприятия, учитываемых при определении базы налогообложения прибылью.

Тип ТС, объем двигателя Норма возмещения, рубли
Легковой тип а/м с объемом двигателя до 2 тысяч куб. см 1 200
Легковой тип а/м с объемом свыше 2 тысяч куб. см 1 500
Грузовой тип а/м Ограничение отсутствует
Мотоцикл 600
Предлагаем ознакомиться  Регрессные требования к работнику

Выплачиваемая работнику сумма не зависит от числа дней в месяце. В процессе исполнения обязанностей расходы работника могут превысить размер возмещения. Оспорить фиксированную величину, указанную в соглашении или приказе, работник не сможет. Соглашение о предоставлении в любой момент может быть расторгнуто в одностороннем порядке. Для исключения условия о привязке расходов к норме возмещения на предприятиях оформляют договор аренды ТС с включением в размер платы всех затрат.

Уже включено

Действующее законодательство предусматривает возможность использования имущества работников в деятельности организации с их согласия с условием выплаты компенсации. Конкретные условия, такие как: вид имущества, размер компенсации, период использования, устанавливаются в соглашении между работником и работодателем.

Обычно это оформляется как  дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако такие правоотношения могут быть оформлены и приказом руководителя организации. Волеизъявление работника подтверждает подпись об ознакомлении с документом.

В принципе размер компенсации за эксплуатацию машины может быть любым, главное его обосновать. Однако для целей налогообложения прибыли такие затраты предприятия учитываются в пределах норм. Они утверждены постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.

По мнению чиновников, они уже включают в себя компенсацию ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях 2019. И не только топливо включено в данный норматив. Сюда входит износ, техническое обслуживание и ремонт.

Документальное оформление соглашения с конкретным сотрудником

Кроме общих документов по организации, необходимо согласие сотрудника на использование ТС с компенсацией расходов. Лицу предоставляются для ознакомления и согласования:

  1. Распоряжение руководителя об утверждении должностей с выездным характером работ.
  2. Инструкцию о должностных обязанностях сотрудника.
  3. Соглашение между руководителем организации и сотрудником об использовании личного ТС. Документ составляется в форме дополнительного соглашения к трудовому договору. Допускается включение пункта в договор, что не является обязательным требованием данных трудового контракта (ст. 57 ТК РФ).
  4. Приказ о видах покрываемых расходов, сумме выплаты и нормах покрытия.

Работник может предоставить для служебного пользования любой транспорт – грузовой или легковой автомобиль, мотоцикл. Используется ТС, на которое имеется право собственности или доверенность на его управление. Для получения сумм в счет покрытия затрат работник должен проявить инициативу, написав заявление.

К сведению: нормы расходов

Транспортное средство Сумма компенсации в месяц
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 1 200
легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см  1 500
мотоциклы 600

Если же организация кроме выдачи работнику данной суммы выплачивает возмещение ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях, то такие суммы при налогообложении прибыли учитывать нельзя. Такого мнения придерживаются чиновники контролирующих ведомств (см., например, письма Минфина от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Предлагаем ознакомиться  Чем грозит пересечение двойной сплошной

Размер предоставляемой работнику компенсации

Законодательством установлено право возмещения расходов сотрудника за эксплуатацию, износ ТС и расходов в связи с его эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ). Порядок выплат, проведения расчета сумм устанавливает работодатель по согласованию с сотрудником. Предприятие может покрывать затраты на эксплуатацию и ГСМ:

  1. Из расчета километража пробега ТС. Для подтверждения показаний спидометра необходимо иметь путевые листы. Применяется стандартная форма документа или бланк, разработанный предприятием и утвержденный приказом.
  2. Без учета километража. Подтверждением служебного характера поездки являются журналы учета передвижений, маршрутные или путевые листы. Ряд предприятий использует учет по лимитам, подтверждаемый служебными записками о передвижениях по одному маршруту. Сумма определяется расчетным путем, устанавливается единожды и не пересматривается при наличии постоянных перемещений на конкретные расстояния.

Документы, подтверждающие факт осуществления служебных поездок, должны соответствовать требованиям, предъявляемым к формам первичного учета. При составлении документов должны присутствовать реквизиты предприятия, номера, даты, назначения с расшифровками, подписи ответственного лица.

Работник, получающий возмещение сумм расходов, должен предоставлять ежемесячный отчет о произведенных затратах. К отчету необходимо прилагать кассовые чеки по оплате расходов на приобретение ГСМ.

Распоряжение руководителя о сумме выплаты издается в произвольной форме, разработанной организацией. Приказ издается ежегодно с указанием периода возмещения расходов. В документе указывают:

  1. Личные данные работника – ФИО, должность, табельный номер.
  2. Сведения о ТС – тип, марка, государственный номер, год выпуска техники.
  3. Размер выплаты за применение собственного ТС. Одновременно необходимо указать условие, пересчитывается ли сумма в связи с простоем ТС в связи с поломкой, отсутствием работника по уважительной причине.
  4. Периодичность и дата проведения денежных расчетов. Выдача из кассы или перечисление средств на счет лица производится в конкретную дату либо после сдачи документов о расходах. Традиционно расчет производится одновременно с выплатой сотрудникам заработной платы или аванса.
  5. Дополнительные условия соглашения. При оплате предприятием за ГСМ потребуется указать, из расчета каких норм будет произведена выплата. В основе норм покрываемых затрат предусмотрен один из вариантов – из определения фактических расходов на 100 км зафиксированного проверкой пробега, норм Минтранса или по данным технической документации о потреблении топлива. В приказе можно предусмотреть увеличение нормы расходования в зимнее время.

Приказ руководителя должен быть доведен до сотрудника. Об ознакомлении с приказом и согласии с размером компенсации лицо ставит подпись в документе. Если распоряжение издается о покрытии трат нескольких сотрудников, текст документа доводится до каждого лица.

Можно арендовать

Другим вариантом оформить такие правоотношения является аренда автомобиля работника. То есть работодатель может заключить договор аренды с работником и эксплуатировать арендованный автомобиль.

Предлагаем ознакомиться  Характер трудового договора это

В этом случае организация сможет без проблем учесть расходы на ГСМ, не обращая внимания на установленный лимит (письма Минфина от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806). При этом следует учитывать, что с дохода работника придется удерживать НДФЛ.

Ответы на часто возникающие вопросы

Вопрос № 1.  Допускается ли заключать соглашение об использовании личного ТС для перемещения лица в рабочее время в устной форме?

Предусмотрена только письменная форма соглашения между сторонами.

Вопрос № 2. Кто является плательщиком транспортного налога личного ТС работника, используемого в служебных целях?

Плательщиком транспортного налога признается собственник ТС или лицо, получившие имущество по доверенности (ст. 357 НК РФ). Компания, привлекающая ТС, не несет обязанности перед бюджетом.

Читайте более подробно: Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector