Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 — 2020 годах

Нормативное регулирование

Особенность договора приобретения ГСМ по талонам, когда топливо переходит в собственность покупателя в момент заправки, в том, что, получив предоплату, продавец подтверждает право покупателя на оплаченное топливо документами — талонами на ГСМ. Они являются денежными документами, так как имеют те же признаки, которыми обладают денежные документы, перечисленные в Инструкции по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция к Плану счетов):

  • имеют стоимость;
  • дают право обменять их на товар;
  • могут быть использованы единожды, как, например, билет на проезд;
  • требуют учета и хранения.

В остальном договор приобретения ГСМ по талонам с переходом права собственности в момент заправки является обычным договором приобретения топлива по безналичной оплате и имеет все преимущества договоров оптовой поставки топлива:

  • НДС можно принять к вычету;
  • расходы на ГСМ признаются в целях налога на прибыль.

Конечно, это возможно при условии, что ГСМ используется в деятельности, облагаемой НДС и налогом на прибыль. Подробнее о способах приобретения ГСМ.

Упрощение учета расходов на топливо в «1С:Бухгалтерии 8»

Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.

2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 - 2020 годах

Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
  • сведения о водителе.

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). С целью внутреннего контроля организация может самостоятельно установить нормы расхода топлива, утвердив их приказом руководителя.

В бухгалтерском учете фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Для целей налогообложения прибыли расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России 08.08.

2019 № 03-03-06/1/59876). При применении упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» стоимость топлива для автомобиля, используемого в деятельности, направленной на получение дохода, также учитывается в качестве расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Начиная с версии 3.0.74 в «1С:Бухгалтерии 8» можно вести учет топлива по путевым листам. Чтобы новая возможность стала доступна пользователю, потребуется включить соответствующую функциональность (раздел Главное — Настройки — Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (см. рис. 1). После включения указанной настройки в программе появляется новый документ — Путевой лист.

Рис. 1. Настройка функциональности программы

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса. В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки. В простом интерфейсе — в разделе Документы. Рассмотрим новый документ подробнее.

С помощью документа Путевой лист (рис. 2) программы пользователь может:

  • учитывать сведения о маршруте легкового автомобиля, который используется в служебных целях. Причем это может быть как собственный автомобиль организации, так и арендованный, а также личный транспорт, принадлежащий сотруднику организации;
  • отражать покупку топлива за наличный расчет либо по топливной карте;
  • учитывать расход топлива в баке транспортного средства;
  • учитывать расходы на топливо в бухгалтерском и налоговом учете (для целей налогообложения прибыли, при применении УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», а также для профессионального вычета индивидуального предпринимателя при уплате НДФЛ).
  • выводить на печать путевой лист по типовой межотраслевой форме № 3 (утв. Постановлением № 78) или в упрощенной форме;
  • выводить на печать авансовый отчет по форме АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) — при покупке топлива за наличный расчет.

Рис. 2. Документ «Путевой лист». Приобретение топлива по кассовому чеку

Предлагаем ознакомиться  Жалоба на управляющую компанию в жилищную инспекцию

Обратите внимание, что документ Путевой лист имеет ограничения: его могут использовать только предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ. Если в деятельности организации используются не легковые автомобили, практикуются заправки «в канистру», используются талоны на ГСМ, а топливо хранится на разных складах, то учет ГСМ должен осуществляться по прежнему («традиционному») сценарию. Методика учета топлива по путевым листам потребовала внесения изменений в программу.

В рамках автоматизации учета расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.74 произошли следующие изменения:

  1. К счету 10.03 «Топливо» добавлены субсчета третьего порядка:
    • 10.03.1 «Топливо на складе»;
    • 10.03.2 «Топливо в баке».
  1. К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» добавлен новый субсчет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Этот субсчет предназначен для количественного учета расчетов по топливу, приобретенному организацией по топливным картам в валюте Российской Федерации. Аналитический учет ведется по отдельным наименованиям топлива (субконто Номенклатура) и автомобилям (субконто Транспортные средства).
  2. Появился новый объект программы — Транспортное средство (элемент справочника Транспортные средства), доступ к которому осуществляется из раздела Справочники — ОС и НМА. Если автомобиль учитывается в организации в качестве основного средства (ОС), то Транспортное средство (рис. 3) создается автоматически при постановке транспортного средства на учет в ФНС (карточка основного средства — ссылка Поставить на учет), поскольку в записи регистра Регистрация транспортного средства содержатся все необходимые сведения. Автомобили, взятые в аренду, и личный транспорт сотрудников, используемый в служебных целях, следует внести в справочник Транспортные средства вручную;
  3. Для документа Поступление (акт, накладная) появился новый вид операции Топливо.

Рис. 3. Карточка транспортного средства

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 - 2020 годах

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Регистрация СФ поставщика

Для того чтобы корректно отразить в 1С операции приобретения ГСМ по талонам, которые являются денежными документами, необходимо, чтобы Договор с контрагентом имел Вид договора Прочее.

Перечисление аванса поставщику отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Прочеесписание в разделе Банк и касса – Банковские выписки – кнопка Списание.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2019 - 2020 годах

Обратите внимание на заполнение поля:

  • Счет дебета — 60.02 «Расчеты по авансам выданным».

Документ формирует проводку:

  • Дт 60.02 Кт 51 — произведена предоплата по договору поставки топлива по талонам.

Для регистрации авансового отчета сотрудника о приобретенном ГСМ сформируйте документ Авансовый отчет из раздела Банк и касса — Авансовые отчеты.

В шапке документа укажите:

  • Склад — место хранения ГСМ. В данном примере это будет бензобак автомобиля, т. к. ГСМ сразу заправляются в авто. Поэтому в справочник Склады вводится аналогичное наименование места хранения ГСМ — название (гос. номер) автомобиля.

На вкладке Авансы добавьте документ выдачи аванса — Выдача денежных документов.

На вкладке Товары укажите информацию о приобретенных ГСМ и первичных документах:

  • Документ (расхода) — первичный документ, на основании которого приходуются ГСМ, в нашем примере это чек ККТ.
  • Номенклатура — наименование ГСМ, выбирается из справочника Номенклатура.
  • НДС — ставка НДС, указанная в чеке ККТ.
  • Флажок СФустановлен — НДС принимается к вычету на основании счета-фактуры (СФ).
  • Реквизиты счета-фактуры — заполняются после получения СФ, ставится для всех чеков приобретения ГСМ номер единого СФ за период.

Регистрация счета-фактуры поставщика производится автоматически на основании первого Авансового отчета, в котором будут указаны реквизиты полученного СФ.

Для автоматического отражения суммы вычета НДС в Книге покупок поставьте флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой полученияв документе Счет-фактура полученный.

В конце месяца после получения документов на ГСМ (ТОРГ-12 и СФ) необходимо зачесть аванс, перечисленный поставщику в начале месяца, на сумму отгруженных в данном периоде ГСМ.

010-01.png

Зачет аванса поставщику оформите документом Корректировка долгавид операции Прочие корректировки из раздела Покупки – Корректировка долга.

На вкладке Дебиторская задолженность по кнопке Заполнитьтабличная часть заполнится данными остатков на счете 60.02 «Расчеты по авансам выданным» по организации – поставщику. Если стоимость приобретенного топлива менее, чем остаток на счете 60.02, укажите стоимость приобретенного топлива, на которую будет производиться зачет.

Вкладку Кредиторская задолженность также автоматически заполните по кнопке Заполнить.

Предлагаем ознакомиться  Заявление об установлении места открытия наследства, скачать образец

Документ заполнится данными остатка на счете 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по данному поставщику. В нашем примере эта сумма совпадает со стоимостью талонов, выданных в текущем месяце. Если сумма приобретенного топлива менее, чем остаток на счете 60.01, укажите сумму, на которую будет производиться зачет.

Бухгалтерский учет ГСМ

Поступление талонов на учет в организацию отразите документом Поступление денежных документоввид операции Поступление от поставщика из раздела Банк и касса – Денежные документы – кнопка Поступление.

011-01.png

На вкладке От кого укажите:

  • Счет расчетов — 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На вкладке Денежные документыукажите:

  • Денежный документ — наименование талонов по отличительному признаку, например, по номиналу.
  • Количество — количество талонов с данным наименованием.
  • Сумма — общая сумма, на которую получены талоны с данным наименованием.

Выдачу работникам талонов на бензин оформите документом Выдача денежных документоввид операции Выдача подотчетному лицу из раздела Банк и касса – Денежные документы – кнопка Выдача.

На вкладке Кому укажите:

  • Подотчетное лицо — работник, который будет отчитываться за выданные талоны.
  • Выдано — тот же работник, поле используется для заполнения печатной формы.

На вкладке Денежные документы укажите:

  • Денежный документ — талоны, выдаваемые работнику;
  • Количество — количество талонов с данным номиналом;
  • Стоимость — общая сумма, на которую выдаются талоны с данным номиналом.

012-01.png

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль.

Предлагаем ознакомиться  Протокол собрания в детском саду образец

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

10

60

3 800

Оприходован бензин (ТОРГ-12)

19

60

760

Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. 100 л × 38 руб.) / (50 л 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

26

10

800

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 0,01 × D),

012-02.png

где: Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

26

10

176

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

014-01.png

Рассмотрим новые возможности учета топлива на конкретных примерах. Первый пример — отражение в учете топлива, приобретенного по кассовому чеку.

Примечание 
Цены в примерах условные.

Пример 1

Организация ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС) имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Автомобиль используется в управленческих целях. 01.08.2019 из кассы организации на основании заявления сотрудника выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. для покупки бензина за наличный расчет. 13.08.2019 после выполнения служебного задания сотрудник сдал авансовый отчет, путевой лист и кассовый чек в бухгалтерию организации. В кассовом чеке указано: наименование марки бензина АИ-95, количество — 70 л, стоимость одного литра 45 руб. и общая сумма 3 150 р. Сумма НДС отдельной строкой не выделена. На основании путевого листа было израсходовано 60 л бензина согласно маршруту г. Москва — г. Иваново — г. Москва (600 км). 14.08.2019 остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации. В соответствии с учетной политикой организации расходы на ГСМ в налоговом учете не нормируются (учитываются в полном объеме).

Дебет 71.01 Кредит 50.01
— на сумму денежных средств, выданных под отчет (5 000 руб.).

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Отразим приобретение бензина по кассовому чеку и его расход документом Путевой лист (см. рис. 2). В шапке документа указывается:

  • дата путевого листа (номер присваивается автоматически);
  • транспортное средство;
  • сотрудник, который использует машину в служебных целях;
  • норма расхода топлива для указанного транспортного средства. По умолчанию норма подставляется из карточки транспортного средства, но может быть изменена в Путевом листе вручную. При этом программа предложит сохранить измененную норму для последующего автоматического заполнения Путевого листа;
  • счет и аналитика затрат в форме Счет затрат, доступ к которой осуществляется по соответствующей ссылке. По умолчанию в документе Путевой лист установлена новая предопределенная статья Содержание служебного автотранспорта с видом расхода Прочие расходы.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector