Как правильно сшивать договор — Моё право!

Купля-продажа квартиры: как правильно прошить договор? Образец

Кратко рассмотрим наиболее часто применяющиеся способы сшивания архивных документов с помощью иголки и нитки.

В 2 отверстия

Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц. Схема прошивки:

  • сделать два отверстия с левой стороны сшиваемых листов на расстоянии 5 см друг от друга;
  • пропустить нить через два отверстия;
  • связать концы нити в узел с тыльной стороны листов в узел;
  • наклеить на узел бумажный прямоугольник, оставив оба конца нити видимыми.

Кроме вертикального продевания нитей можно то же самое сделать и по горизонтали. Это делается для укрепления прошивки. Как для этого, так и для всех остальных вариантов, текст на бумаге одинаков «Пронумеровано, прошито, скреплено печатью и подписью «_» листов».

Обязательно указываются реквизиты специалиста, осуществившего архивирование, и проставляется подпись.

В 3 отверстия

Для этого способа в свободном поле слева от текста необходимо проделать три отверстия на расстоянии 3 см друг от друга: первое по центру, два других – выше и ниже. Сначала нитка пропускается снизу вверх в среднее отверстие. Остаток нити с тыльной стороны – 7 см.

На лицевой стороне сшивки нить возвращается обратно через верхнее отверстие, и снова направляется на лицевую сторону через нижнее.

Заключительная операция – возвращение нити на тыльную сторону через отверстие по центру рабочего поля.

Оказавшуюся с тыльной стороны часть нити необходимо отделить от иглы. Длина оставшейся части – те же 7 см, что и сначала операции.

Как правильно сшивать договор - Моё право!

Обе одинаковых части нити связываются узлом. Далее необходимо заклеить место скрепления нитей и задокументировать.

В 4 отверстия

Прошивка осуществляется через 4 отверстия, которые должны располагаться равномерно, на одинаковом расстоянии друг от друга, от центра технического поля два вверх, два – вниз.

Схема прошивки практически полностью повторяет процесс соединения нитью трёх отверстий на прошивке. Первым протыкается иглой с тыльной стороны второе отверстие снизу. Остальные операции:

  • верхнее отверстие сверху вниз;
  • второе сверху отверстие снизу вверх;
  • второе снизу отверстие сверху вниз;
  • первое снизу отверстие снизу вверх.

Последним движением иголка с нитью продевается на тыльную сторону второго снизу отверстия. После обрезки 7 см остаются три операции – связывание, склейка, документирование.

Плотные пачки типовой бухгалтерской документации в один лист (по 250-500 листов) скрепляются ещё более прочным методом – посредством проделывания в листах пяти крепёжных отверстий. Расстояние между отверстиями в техническом поле должно составлять 5 см. Первое отверстие проделывается по центру рабочего поля. Для удобства сшивания можно зажать пачку бумаги в специальном полиграфическом прессе, оставив свободным поле для сшивания.

После прессовки документов необходимо наметить линию сгиба для скрытия хвостов сшивки. Для увеличения прочности загнутый край можно промазать клеем. Отверстия в толстой пачке бумаги наиболее удобно проделывать с помощью дрели и тонкого (до Ø2 мм) сверла. Ещё один вариант прокалывания толстой пачки бумаги – с помощью длинного острого шила с деревянной ручкой. Вместо обычных шерстяных ниток при многослойной сшивке лучше использовать прочную капроновую нить.

После скрепления документов архивный том сформирован. Остаётся его правильно оформить и заверить. Стикер для тома делается из белой бумаги, размер – 5х6 см. В нём необходимо указать следующую информацию:

  • количество страниц в томе;
  • пронумерованный перечень вложенных документов;
  • особенности (есть ли повреждённые листы).

Количество документов необходимо проставлять в стикере двумя способами – цифрами и прописью. Стикер подписывает специалист, готовивший том к архивации. Сбоку тома наклеивается ещё один стикер с указанием принадлежности архива, наименования подразделения и номера тома.

Для склейки узлов при сшивании документов наилучшим образом подойдёт бумага на основе папируса. Она прочна, сквозь склейку хорошо видна целостность узла сшивки. При оформлении архивных томов особо важных бухгалтерских документов края печатного оттиска и сшивки заливаются канцелярским клеем, ПВА или жидким стеклом.

Все выше перечисленные действия направлены на подтверждение того, что сдаваемые в архив документы подлинны.

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:

  • приказы личного и общего состава,
  • а также штатное расписание.
    Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:

  • авансовыми отчетами,
  • накладными,
  • счетами-фактурами,
  • путевыми листами,
  • кассовыми книгами,
  • оборотными ведомостями,
  • актами выполнения работ,
  • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.

2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

  • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
  • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
  • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.
Предлагаем ознакомиться  Образец письма в защиту работника

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

  • Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
  • Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
  • Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
  • Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Какой нитью сшивать документы
Какой нитью сшивать документы
  • Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками
  • С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
    Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
  • Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
  • Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
  • У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
    Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
Как прошить документ в три дырки
Как прошить документ в три дырки
  • Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
  • Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.
  • Проставляем на  листах арабские цифры
  • Используем для этого простой карандаш
  • Ставим цифры по возрастанию
  • Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
  • Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
  • Приложения нумеруем в общем порядке
  • Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
  • Несколько томов документов нумеруются по отдельности
  • Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
  • Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
  • Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
  • количество листов в одной прошивке — не более 150
  • прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
  • инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  • все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  • Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
  • На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
Предлагаем ознакомиться  Договор посуточной аренды жилого помещения, 2020, 2019 - Договор аренды жилого помещения - Образцы и бланки договоров
Как сшивать документы для налоговой
  • Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
  • Документы нумеруются.
  • Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Какими нитками сшивать документы?

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.
  • Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
  • Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Как правильно прошить документы

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Как правильно сшивать договор - Моё право!

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки
  1. Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
  2. Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано. Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках.

Вариант скрепления документов по ГОСТу

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Сшивание в 2 отверстия: шаг 1

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 7 (499) 455-03-75. Это быстро и бесплатно!

  • Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.
  • Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:
  1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
  2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.
Предлагаем ознакомиться  Договор дарения обязателен к нотариальному заверению

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

В 4 отверстия

  • Кадровая документация по итогам текущего года
  • Документация бухгалтерии
  • Входящая и исходящая документация делопроизводителя
  • Документы для налоговой
  • документы для сдачи отчетности в ПФР
  • документы в различные отделы банка
  • документы на тендер
  • копии уставных документов
  • документы при заключении особо важных соглашений
  • книги учета прибыли
  • нотариально удостоверенные копии и переводы
  • при подготовке документации к сдаче в архив
Какие документы подшиваются
Какие документы подшиваются
  • Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
  • Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  • Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.
Брошюровочная машина
Брошюровочная машина
  • прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
  • отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
  • граница от края листа составляет 1,5-2 см
  • первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа
Делаем отверстия
Делаем отверстия
  • банковский шпагат
  • обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
  • тонкий длинный шнурок
  • суровая или прошивная нить
  • прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

В пять дырок

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Как правильно сшивать договор - Моё право!

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать.

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Как правильно сшивать договор - Моё право!
Фиксация кончиков нити на подписную бумажку

Важно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается.

Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать. В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы. Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны. В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Как правильно сшивать договор - Моё право!
Установка печати на подписную бумажку

Доверительная наклейка не может быть наклеена за счет самоклеящего вещества и клея силикатного вида либо клея-карандаша. Кроме этих рекомендаций есть и ряд других отраслевых нормативных документов, которые устанавливают правила прошивки деловых бумаг.

Как правильно сшивать договор - Моё право!
Схема устройства для сшивания документов с минимальным расходом ниток и резинок

Итак, рассмотрено, как правильно шить дела вручную иголкой с ниткой и сшить листы на 4 дырки и более. Научиться делать подшивку папок и прочих документов потайными швами не сложно.

В 4 отверстия

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector